Deelnemers (Cliënten)

Het zoekveld in het overzicht zoekt op voor-, achternaam, telefoonnummers, email, meisjesnaam, BSN en Client nummer op factuur (indicatie). De filters tonen records in een bepaalde categorie (afhankelijk van het gekozen filter). Filters kunnen gecombineerd worden en daarin kan zelfs weer gezocht worden.

De applicatie ondersteunt drie afwezigheid mogelijkheden. Elke mogelijkheid laat de applicatie anders reageren.

1. Langdurig afwezig (onbepaalde tijd): De cliënt blijft op alle lijsten staan, ook de week presentielijsten, met afwezigheidscode V.
2. Inactief: Cliënt wordt verwijderd van de week presentielijsten en rood gemarkeerd op de vervoerslijst (tijdelijk niet). Deelname aan de sessies blijft wel staan (m.a.w.: De cliënt houdt de plek bezet).
3. Archief: Cliënt wordt van alle lijsten verwijderd, maar blijft beschikbaar in het archief.

Verwijderen van een cliënt is een zachte verwijdering. Dit houdt in dat de cliënt eigenlijk niet verwijderd wordt, maar apart gezet wordt in het archief. Deze gearchiveerde cliënten kunnen ingezien worden door de schuif “Toon archief” op aan te zetten. Vanuit het archief is terugzetten in de actieve lijst mogelijk. Volledig verwijderen kan alleen als er van de cliënt geen realisatie records bekend zijn.

Filters kunnen niet gebruikt worden in het archief.

Alvorens een deelnemer wordt gearchiveerd, wordt er gevraagd naar de reden van archivering. Deze reden wordt gebruikt in het logboek, inclusief toelichting en in het memo voor het versturen van een STOP bericht taak. De redenen kunnen worden geadministreerd in de Systeem module.

Als Care2Declare actief is en de cliënt heeft een door Care2Declare te declareren indicatie, wordt de cliënt ook gearchiveerd in Care2Declare door de OE(‘s) van de cliënt te verwijderen.

Op basis van de huidige filter kan een export gemaakt worden van de cliënten in CSV formaat. Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor de rol Secretariaat.

Hier bevindt zich het dossier van een cliënt, onderverdeeld in tabs.

Bevat de standaard gegevens van een cliënt.

Het BSN moet een geldig BSN zijn. De applicatie voert een zgn. 11-proef uit. Daarmee wordt gecontroleerd of het nummer geldig zou kunnen zijn.

Het is belangrijk om de juiste hoofdlocatie te kiezen en de eventuele nevenlocaties aan te vinden waar de cliënt toebehoort. Als er geen locaties zijn gekoppeld kunnen er geen afdelingen en vervoer gekoppeld worden.

Zet geen vertrouwelijke informatie in het opmerkingen veld. Alle rollen in de applicatie hebben toegang tot dit tabblad. Voor vertrouwelijke informatie is er een apart tabblad “Zorg” waar alleen de rol Zorg toegang toe heeft.

Als een cliënt voor lange tijd niet aanwezig is / zal zijn, kan deze inactief worden gezet. De cliënt blijft in de applicatie, maar zal niet meer op de presentielijst verschijnen. Op de vervoerslijst zal de cliënt wel blijven staan, maar met een rode achtergrond (= tijdelijk niet). Ook kunnen er dan op de tabbladen Afwezigheid, Agenda en Vervoer geen wijzigingen worden opgeslagen.

Op het moment dat een cliënt terug actief wordt gezet, controleert de applicatie of er nog plek is in de afzonderlijke afdelingen. Als dit niet het geval is, wordt de cliënt automatisch van de afdeling verwijderd en op de wachtlijst geplaatst. De applicatie toont hier een melding over in de groene balk na opslaan.

Op dit tabblad worden de contactpersonen van de cliënt geadministreerd. Het werkt min of meer hetzelfde als in andere overzichten.

Een nieuw contactpersoon of een contactpersoon aanpassen, brengt een popup tevoorschijn.

Op dit tabblad wordt de afwezigheid van de cliënt geadministreerd. Het werkt min of meer hetzelfde als in andere overzichten.

Een nieuwe melding of een melding aanpassen, brengt een popup tevoorschijn. Alle velden hier zijn verplicht. Als de cliënt slechts 1 dag afwezig is, moeten zowel de begin- als einddatum hetzelfde zijn. Bij een nieuwe melding staat de begin- en einddatum al voor ingevuld op vandaag.

Op het moment dat het onduidelijk is wanneer de cliënt zal terugkeren, kan het vinkje “Tot nader order” aangevinkt worden. Daarmee komt de einddatum te vervallen. De cliënt blijft dan in de presentielijst staan met een V in de afwezigheid kolom. Ook zal de cliënt dan steeds terugkeren in de Afwezigheid lijst op het dashboard. Zie ook Afwezigheid mogelijkheden.

Als een cliënt slechts een dagdeel van de dag afwezig is, kan dit aangegeven worden door de selectie “Dagdeel” te wijzigen in “Ochtend” of “Middag”.

Na het invullen van het formulier, verschijnt er een takenlijst. Deze lijst bevat de acties die genomen moeten worden voor het volledig en correct afmelden van de cliënt. Dit is gekoppeld aan de taken module. De taak is direct in dit scherm af te melden, maar kan ook later worden afgemeld in de taken lijst.

Als een melding wordt aangepast zullen alle taken die (nog) van toepassing zijn, verschijnen. Het is mogelijk dat een taak opnieuw verschijnt die al voltooid is. Dit is het gevolg van de wijziging die gemaakt is.

Op dit tabblad kunnen documenten worden geüpload. Alleen afbeeldingen (GIF, JPG of PNG), DOC, DOCX en PDF bestanden zijn toegestaan. Als het type document niet in de lijst voorkomt, kan er voor “Anders” worden gekozen. Het type is dan vrije invoer. Een vervaldatum van het document is niet verplicht. Als deze ingevuld is, zal er x weken van te voren (in te stellen in Systeem) de vervaldatum een taak verschijnen.

Het document kan bekeken worden door op de naam te klikken. De document metadata kan aangepast worden via een snelle actie aan de rechterkant.

De zoekmogelijkheid doorzoekt de tekst van de documenten. De tekst moet (allicht) wel herkend zijn in het document. Bij documenten die ingescand zijn of handgeschreven teksten bevatten, wordt getracht deze tekst te herkennen.

Dit tabblad wordt gebruikt voor het noteren van zorg informatie. Het is vrije tekst invoer. Alleen de rol Zorg heeft toegang tot dit tabblad.
Het tabblad bestaat uit drie onderdelen:

• Medicatie
• Diagnostiek
• Zorg informatie

Op dit tabblad staan de indicaties van de cliënt. Per indicatie dient een record aangemaakt te worden. Zolang een indicatie (nog) niet is goedgekeurd, telt deze niet mee in de berekening bij Agenda en Vervoer.

In het grijze blok onderaan kunnen de financiële gegevens ingevuld worden over de indicatie.

De taak op het dashboard over een (te) verlopen indicatie verdwijnt wel op het moment dat er een nieuwe indicatie is aangevraagd.

De status kan alleen door gebruikers met de rol Zorgadministratie of Admin aangepast worden.

Standaard staat de Status schuif op “In aanvraag”. De gegevens van de indicatie kunnen al wel ingevuld worden. Op het moment dat de indicatie is goedgekeurd, kan de schuif naar rechts worden geplaatst. De status wijzigt dan in “Goedgekeurd”.

Als een indicatie in aanvraag is, is aanvraagdatum verplicht.
Als een indicatie is goedgekeurd, zijn begin- en einddatum verplicht.

Dit veld is optioneel en dient alleen ingevuld te worden als de aanvrager geen gebruiker is van de applicatie. Bijvoorbeeld: GGZ begeleider. Als het veld leeg is, wordt de gebruiker getoond in het overzicht die de aanvraag ingevuld heeft in de applicatie.

Als een indicatie per maand is afgegeven, wijzig dan de “per” selectie in “Maand”. De applicatie rekent dan zelf de week indicatie uit.

Als een indicatie voor onbepaalde tijd is, kan het vinkje “Onbepaalde tijd” gezet worden. De geldigheidsdatum wordt dan inactief en de applicatie zal nooit met een verlopen melding komen.

Als een indicatie overlapt met één of meerdere indicaties, worden de andere indicaties aangepast met een einddatum op de dag voor de begindatum van de op te slaan indicatie.

Op dit tabblad wordt de cliënt aan afdelingen gekoppeld per dagdeel.

De selectielijst wordt actief door een vinkje te zetten bij de dag. De selectielijst bevat alleen de actieve afdelingen voor het geselecteerde dagdeel.
Let op dat dus eerst de afdeling opgenomen moet zijn, voordat je kan koppelen.

Het is mogelijk een opmerking te plaatsen bij het dagdeel. Dit zal dan verschijnen op de presentielijst.

Als er meer dagdelen gekoppeld zijn / worden dan in de indicatie is opgegeven, meldt de applicatie dit. De agenda kan wel opgeslagen worden met een te lage indicatie.

Als een cliënt niet toegevoegd kan worden aan een afdeling omdat deze vol is, zal de applicatie vragen de cliënt op de wachtlijst te zetten. Klik op “OK” om dit te bevestigen. Als de cliënt momenteel op de wachtlijst staat en deze wordt handmatig toegevoegd aan de agenda voor het gevraagde dagdeel in de betreffende afdeling, zal de applicatie de cliënt van de wachtlijst verwijderen.

Vergeet niet na aanpassing op de Opslaan knop te klikken!

Dit tabblad bestaat uit twee delen:

• Regulier vervoer
• Éénmalige uitzonderingen

Hier wordt het vervoer gekoppeld per dagdeel dat een cliënt aanwezig is op een afdeling. Koppel dus eerst de afdelingen alvorens dit in te vullen.

Zet de schuif onder de dag op de gewenste stand. Als een dag afgesproken is met de vervoerder, zet de schuif dan op “Actief”. Anders staat de dag in aanvraag bij de gekozen vervoerder (= geel).

Kies eerst een vervoerder bij de desbetreffende dag. Daarmee worden de invoervelden erachter actief. Als een cliënt niet opgehaald of thuisgebracht hoeft te worden, laat het veld dan leeg. De applicatie zal dan ook de optie deactiveren bij het opslaan.

Op het moment dat een cliënt tijdelijk geen gebruik maakt van een vervoers-rit, kan deze inactief genaakt worden door op de schuif bij de desbetreffende rit te klikken. De cliënt blijft voor de rit wel op de vervoerslijst staan, maar inactief (= rood).

Als er meer rit-dagen gekoppeld zijn / worden dan in de indicatie is opgegeven, meldt de applicatie dit.

Vergeet niet na aanpassing op de Opslaan knop te klikken!

Als een cliënt wél naar de dagbesteding komt, maar géén gebruik maakt van het regulier vervoer, kan dit hier worden aangegeven. Dat geldt dus in twee scenario’s:

1. De cliënt gebruikt ander vervoer dan regulier (= afmelden). Bijvoorbeeld: Cliënt wordt éénmalig opgehaald door partner.
2. De cliënt gebruikt vervoer dan anders normaliter (= aanmelden). Bijvoorbeeld: Cliënt kan éénmalig niet gebracht worden door partner.

Gebruik deze optie niet als de cliënt niet naar de dagbesteding komt (= Afwezig). De applicatie verwerkt dit dan op een andere manier.

Dit is een gefiltered overzicht van openstaande taken voor de soecifiek geselecteerde deelnemer. Het is mogelijk om in dit overzicht taken af te vinken, memo te raadplegen en / of aan te passen / toe te voegen.

De realisatie tab bevat een extract van de laatste 50 records uit het realisatie rapport, specifiek voor de geselecteerde cliënt. Daarmee ontstaat een overzicht van de activiteiten van de cliënt.

Het logboek geeft de mogelijkheid om gebeurtenissen over de cliënt op te slaan. Deze informatie is alleen toegankelijk voor de rol Zorg. De auteur heeft de mogelijkheid na het opslaan deze aan te passen. Gebruik daarvoor het icoontje aan de rechterkant bij een gebeurtenis. Anderen die toegang hebben tot het logboek kunnen het alleen lezen door op de datum-tijd te klikken. Verwijderen van een gebeurtenis is niet mogelijk.

Tijdens het schrijven wordt de tekst elke 20 seconden lokaal in de browser opgeslagen en vastgehouden voor 20 minuten. De tekst wordt dus niet opgeslagen op de server! Indien gebruik wordt gemaakt van een andere browser of apparaat is de tekst niet (meer) beschikbaar. Als extra beveiliging wordt er na maximaal 10 minuten geen activiteit gemeten in het tekstveld, de tekst opgeslagen op de server en het logboek venster gesloten.

Bij volledig geconfigureerde email in Systeem en het eigen Profiel verschijnt er een extra knop met Importeer email. Na het indrukken van deze knop verschijnt de geconfigureerde mailbox en kan mail direct in het logboek geïmporteerd worden door een vinkje voor de mail te zetten en te klikken op Importeren. Meerdere mails kunnen tegelijkertijd geïmporteerd worden.

Het zoeksysteem maakt gebruik van een text-processor. Dit houdt in dat er full-text gezocht kan worden. De applicatie zoekt in de titel (onderwerp) en de tekst. Momenteel staat de applicatie in easy mode. Dit houdt in dat elk woord afzonderlijk wordt behandeld tijdens het zoeken. Deze modus komt het dichtst bij de manier waarop Google zoekt.

De log bevat de laatste 50 acties die uitgevoerd zijn. Sommige records zijn aanklikbaar en geven dan wat meer (technische) informatie over de actie.